État des lieux locatif : méthode, vétusté et litiges

L’état des lieux locatif décrit le logement pièce par pièce à l’entrée puis à la sortie du locataire. Ce document contradictoire, prévu par la loi du 6 juillet 1989, sert de référence unique pour départager vétusté normale et dégradations, et pour justifier toute retenue sur le dépôt de garantie.

Ce que le document vaut le jour du conflit

Un bail se signe dans la bonne humeur, il se dénoue parfois devant un juge. Entre les deux, un seul écrit fait foi sur l’état du logement : le constat locatif annexé au contrat de location.

Sa force tient à sa nature contradictoire. Les deux parties le remplissent ensemble, le lisent ensemble, le signent ensemble. Un document paraphé sans réserve engage celui qui l’a signé, et les tribunaux s’y tiennent.

Son absence produit un effet redoutable, souvent mal compris. L’article 1731 du code civil pose une présomption : à défaut d’état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre dans cet état, sauf preuve contraire. Sans écrit, le locataire démarre donc avec un handicap.

L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 corrige ce déséquilibre. Cette présomption ne peut pas être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l’établissement du document ou à la remise d’un exemplaire. Le bailleur qui néglige la formalité perd le bénéfice de la règle du code civil.

La leçon pratique tient en une phrase. Refuser de participer à un état des lieux, ou le signer sans le lire, revient à renoncer à ses arguments avant même le litige.

Le cadre légal, en clair

La loi du 6 juillet 1989 pose le principe, le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe le détail. Ce texte, pris en application de la loi ALUR du 24 mars 2014, énumère les mentions obligatoires et impose une forme comparable à l’entrée et à la sortie.

Le décret exige au minimum le type d’état des lieux et sa date d’établissement, la localisation du logement, le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur, le cas échéant le nom des personnes mandatées, les relevés des compteurs individuels d’eau ou d’énergie lorsqu’ils existent, le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d’accès, puis la description des revêtements et des équipements, avant la signature des parties.

Le document ne voyage pas seul. Il rejoint dans le dossier de location le contrat type, la notice d’information réglementaire et le dossier de diagnostic technique, dont notre inventaire des diagnostics immobiliers et de leurs durées de validité détaille le contenu.

Qui tient le stylo, et devant qui

L’article 3-2 impose un établissement contradictoire et amiable par les parties, ou par un tiers mandaté par elles, lors de la remise des clés puis lors de leur restitution. Le bailleur peut se faire représenter par son agent immobilier ou par son gestionnaire, dans le cadre d’un mandat de gestion locative confiée à une agence.

Le locataire peut lui aussi donner procuration, à un proche ou à un professionnel. Une seule exigence compte : que chacun soit présent ou valablement représenté, faute de quoi le caractère contradictoire disparaît.

Papier, numérique, signature et remise

Le décret de 2016 admet les deux supports. Le document s’établit sur support papier ou sous forme électronique, et il est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chaque partie au moment de la signature. Une tablette et une signature électronique valent donc un formulaire imprimé.

Le texte ajoute une contrainte de forme utile : la présentation doit permettre la comparaison de l’état du logement constaté à l’entrée et à la sortie. Deux documents bâtis sur des trames différentes rendent cette comparaison hasardeuse et fragilisent celui qui invoque une dégradation.

Ce que le locataire peut payer, au maximum

Quand un professionnel mandaté par le bailleur réalise l’état d’entrée, ses honoraires se partagent entre les deux parties. Selon service-public.fr, la somme réclamée au locataire ne peut ni dépasser celle payée par le bailleur, ni excéder un plafond par mètre carré de surface habitable, porté à 3,03 euros toutes taxes comprises depuis le 1er janvier 2026. Ce plafonnement découle du décret n° 2014-890 du 1er août 2014.

La sortie obéit à une autre logique. Réalisé par un professionnel mandaté par le bailleur, le constat de sortie ne se facture pas au locataire.

Deux fenêtres de rattrapage existent enfin à l’entrée. Le locataire dispose de dix jours à compter de l’établissement du document pour demander qu’il soit complété, et du premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage. Un refus du bailleur ouvre la saisine de la commission départementale de conciliation.

La méthode pièce par pièce qui tient devant un juge

Un bon état des lieux ne se rédige pas debout dans le couloir. Comptez une heure pour un deux-pièces, davantage pour une maison, et procédez toujours dans le même ordre.

L’ordre de passage, poste par poste

Entrez par la pièce la plus éloignée et progressez vers la sortie. Dans chacune, balayez les postes suivants sans en sauter un seul :

• sols : nature du revêtement, rayures, taches, lames décollées, joints de carrelage
• murs : trous de fixation, écaillures, traces de frottement, papier peint décollé
• plafonds : auréoles, fissures, points de fixation, état de la peinture
• menuiseries : jeu des portes, fonctionnement des serrures, étanchéité des fenêtres, état des volets et des poignées
• équipements : plaque de cuisson, hotte, four, réfrigérateur, meubles fixés au mur
• sanitaires : émail de la baignoire, joints de douche, fuite au pied du WC, robinetterie
• chauffage : type d’émetteurs, traces de fuite, état des robinets thermostatiques

La précision fait la différence. « Mur du séjour côté cour : trois chevilles et une écaillure de 5 centimètres à hauteur d’interrupteur » se défend devant un juge. « Mur abîmé » ne se défend pas.

Ce réflexe d’inspection systématique rejoint celui d’un acheteur méthodique : notre check-list de visite d’un logement applique la même logique aux postes techniques.

Compteurs, clés et moyens d’accès

Trois relevés se notent avant toute signature : eau froide, eau chaude quand un comptage individuel existe, électricité et gaz selon les installations. Photographiez chaque cadran, index bien visible.

Le décompte des clés mérite le même soin. Notez le nombre exact et la destination de chaque moyen d’accès : porte palière, porte de hall, boîte aux lettres, local à vélos, cave, badge d’immeuble, télécommande de portail. Une clé manquante à la sortie se facture, encore faut-il avoir compté à l’entrée.

Les photos et leur portée réelle

Le décret de 2016 mentionne la possibilité de compléter la description par des observations, des réserves et des images. Une photographie n’a pourtant de valeur qu’annexée au document signé et acceptée par les deux parties.

Pour que ces photos datées servent réellement :

• annexez les clichés au document et faites-les viser par les deux signataires
• nommez chaque image en reprenant la pièce et le poste concernés
• privilégiez un plan large suivi d’un plan serré sur le défaut
• conservez les fichiers d’origine, leurs métadonnées portent la date de prise de vue

Un dossier photo envoyé trois mois après la remise des clés, sans accord de l’autre partie, pèse beaucoup moins lourd dans un débat contentieux.

Le vocabulaire qui rend le document inutilisable

Certaines mentions vident le constat de sa substance. « Bon état », « état d’usage », « propre », « RAS » : ces formules ne décrivent rien et laissent le juge sans repère.

Remplacez-les par un triptyque simple : le support concerné, le défaut constaté, sa mesure ou sa localisation. Notez également les absences, un joint manquant, un cache d’interrupteur cassé, une ampoule de hotte grillée. Ce qui n’est pas écrit à l’entrée sera réputé intact.

L’état des lieux de sortie, la comparaison qui décide de tout

À la restitution des clés, le document de sortie se remplit face à celui d’entrée, ligne par ligne. Selon service-public.fr, il s’établit au moment de la libération des lieux ou très peu de temps après, logement vidé et nettoyé.

Deux mentions supplémentaires figurent dans le décret de 2016 pour cette étape : l’adresse du nouveau domicile ou du lieu d’hébergement du locataire, et la date de l’état des lieux d’entrée. La première conditionne la restitution du dépôt, la seconde ancre la comparaison.

Un état de sortie utile reprend donc la trame d’entrée poste par poste, sans ligne nouvelle ni ligne supprimée. Les colonnes se lisent côte à côte, et chaque écart se commente.

Vétusté normale ou dégradation imputable

Toute la valeur du dispositif tient dans cette frontière. Le décret du 30 mars 2016 définit la vétusté comme l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et des éléments d’équipement dont est constitué le logement.

La vétusté normale ne se facture jamais au locataire. Une moquette posée douze ans plus tôt et usée dans le passage, une peinture ternie après six années d’occupation, un joint de silicone jauni relèvent du temps qui passe, pas de la faute.

La dégradation procède au contraire d’un usage anormal ou d’un défaut d’entretien : brûlure sur un plan de travail, trou dans une porte, moisissures nées d’une ventilation obstruée, carrelage fêlé par un choc. Sa réparation revient au locataire.

Trois causes s’ajoutent, qui ne lui incombent pas davantage : la force majeure, le vice de construction et la panne d’un équipement arrivé en fin de vie.

La grille de vétusté et son rôle

Le décret de 2016 autorise les parties à convenir d’une grille de vétusté choisie parmi celles ayant fait l’objet d’un accord collectif de location. Ce document fixe, équipement par équipement, une durée de vie théorique et un coefficient d’abattement annuel applicable au coût des réparations locatives.

Son effet est direct : un abattement proportionnel à l’âge de l’élément s’applique à la facture de remise en état. Une peinture refaite huit ans avant la sortie ne se refacture pas au prix du neuf.

Faites annexer cette grille au bail dès la signature. Sans elle, chaque désaccord se règle au cas par cas, avec le flou que cela suppose.

Dépôt de garantie : délais, retenues et pénalité de retard

Le dépôt de garantie couvre les manquements du locataire, loyers impayés compris. L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 le plafonne à un mois de loyer hors charges pour une location vide et à deux mois pour un logement meublé.

Sa restitution suit deux délais, comptés à partir de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire :

• un mois lorsque le constat de sortie est conforme à celui d’entrée
• deux mois lorsque des différences justifient une retenue

Toute retenue se prouve. Selon service-public.fr, elle s’appuie sur la comparaison des deux états des lieux et sur des devis ou des factures. Un montant forfaitaire annoncé sans pièce jointe ne résiste pas à un examen sérieux.

Le retard se sanctionne. À défaut de restitution dans les délais, la somme due au locataire est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé. Cette majoration n’est pas due lorsque le retard découle de l’absence de communication de la nouvelle adresse par le locataire.

En copropriété, le bailleur peut conserver une provision, dans la limite fixée par la loi, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. Le solde se régularise ensuite, pièces à l’appui.

Quand le désaccord s’installe

Un refus de signer, une absence le jour de la remise des clés, un chiffrage contesté : le blocage arrive, et le droit prévoit des sorties graduées.

Le constat par commissaire de justice

Si le dépôt de garantie cristallise le conflit dès la sortie, le constat lui-même peut déjà avoir échoué. L’article 3-2 permet alors à la partie la plus diligente de faire appel à un commissaire de justice, dont les frais sont partagés par moitié entre bailleur et locataire, à un coût fixé par décret.

Une condition de forme commande ce partage. Les parties doivent être convoquées par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au moins sept jours à l’avance. La Cour de cassation, dans un arrêt de sa troisième chambre civile du 26 octobre 2023, a jugé que le non-respect de ce délai prive celui qui a pris l’initiative du droit de réclamer la moitié des frais.

Recours amiable, puis judiciaire

Le recours à un commissaire de justice ne règle pas le chiffrage des réparations. Pour cette part du litige, la marche à suivre reste graduée :

1. adressez une lettre recommandée avec accusé de réception, chiffrée et argumentée
2. saisissez gratuitement la commission départementale de conciliation du département où se situe le logement
3. tentez une conciliation devant un conciliateur de justice, démarche préalable obligatoire pour les litiges inférieurs à 5 000 euros selon service-public.fr
4. portez l’affaire devant le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire

Le temps compte. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 enferme les actions dérivant d’un contrat de bail dans un délai de trois ans, à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.

Deux check-lists avant de signer

Un logement dont l’état est documenté à chaque rotation se reloue plus vite et conserve sa valeur, un paramètre que notre méthode pour estimer le prix d’un bien immobilier intègre directement.

Côté bailleur, cinq réflexes limitent le contentieux :

• annexez au bail la grille de vétusté et la notice d’information réglementaire
• utilisez la même trame à l’entrée et à la sortie, poste par poste
• relevez les compteurs et détaillez la destination de chaque clé remise
• photographiez les défauts et faites viser les annexes par le locataire
• conservez devis et factures pour justifier la moindre retenue

Côté locataire, cinq réflexes protègent le dépôt :

• visitez le logement avant de signer, lumière allumée et robinets ouverts
• exigez la mention de chaque défaut, même minime, avant votre signature
• utilisez les dix jours de rattrapage, et la période de chauffe pour les radiateurs
• gardez un exemplaire signé, photos comprises, pendant toute la durée du bail
• rendez le logement nettoyé, après avoir réparé ce qui vous incombe

Prochaine étape : sortez le bail, vérifiez que le constat d’entrée y est bien annexé et que la grille de vétusté figure au dossier. Le jour de la sortie, ces deux pièces feront la différence entre une restitution en un mois et six mois de courriers recommandés.